PO 5005-05-05 Obligation d'information lors d'une collecte de renseignements

Lors de la collecte de renseignements personnels, Retraite Québec doit informer la personne :

• que la collecte est faite au nom de Retraite Québec ;
• des raisons de la collecte et du traitement qui sera accordé à l’information demandée ;
• des moyens par lesquels les renseignements sont recueillis (formulaire, téléphone, en personne) ;
• du caractère obligatoire ou facultatif de la demande ;
• des conséquences d’un refus de répondre ;
• que les renseignements personnels qu’elle fournit sont rectifiables et accessibles.

Lorsque requis, la personne doit également être informée :

• des conséquences du retrait de son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis à la suite d’une demande facultative ;
• du nom du tiers qui recueille les renseignements au nom de Retraite Québec, par exemple une firme de sondage ;
• du nom des tiers à qui il est nécessaire de communiquer les renseignements lorsque les fins pour lesquelles les renseignements sont recueillis le justifient, par exemple une entreprise qui assiste Retraite Québec dans l’évaluation d’un programme ;
• de la possibilité que les renseignements soient communiqués à l’extérieur du Québec.

Une demande est « obligatoire » lorsque la collecte de renseignements personnels peut affecter les droits de la personne concernée et empêcher le traitement d’une demande en cours dans son dossier.

Par exemple, si une personne refuse de fournir son adresse des trois dernières années pour se qualifier comme conjoint de fait, elle met en péril le traitement de sa demande de rente de conjoint survivant.

Une demande est « facultative » lorsqu’elle n’a pas d’impact direct sur les droits de la personne en cas de refus.

Par exemple, si Retraite Québec désire collecter des renseignements personnels pour réaliser un laboratoire client et que la personne refuse, la conséquence est qu’elle ne pourra pas participer à ce laboratoire client.