PO 5005-25 Traitement d'une demande d'accès ou de rectification

Accès

Une demande d’accès peut être présentée verbalement ou par écrit, si elle est écrite, elle peut se faire dans un format technologique. Retraite Québec répond verbalement ou par écrit aux demandes verbales, et par écrit aux demandes écrites.

Rectification

Une demande de rectification doit être présentée par écrit par la personne concernée ou par son mandataire. Elle peut exceptionnellement être présentée verbalement lorsque l’information à rectifier, par exemple une date de naissance, peut être vérifiée directement auprès du Directeur de l’état civil.

Un simple consentement à communiquer des renseignements ne peut pas permettre à une autre personne de faire rectifier une donnée au dossier de la personne concernée.

Une demande d’accès aux renseignements ou de rectification doit être traitée avec diligence dans les 20 jours qui suivent la date de réception.

Un délai supplémentaire d’au plus 10 jours est accordé s’il est impossible de traiter la demande dans les 20 jours suivant la date de réception. La demande de prolongation doit être faite au répondant en matière d’accès de la direction concernée, qui la transmettra au responsable en matière d’accès. Celui-ci avisera le requérant.

L’agent de rentes, l’agent de bureau, l’infirmière ou le courrielliste traite les demandes de renseignements. Toutefois, les demandes qui se rapportent spécifiquement à la Loi sur l’accès doivent être remises sans délai au répondant en matière d’accès, qui les envoie au Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. La personne responsable fait part de sa décision à celui ou celle qui a fait la demande.

L’agent de rentes, l’agent de bureau ou l’infirmière transmet par écrit les renseignements demandés lorsque tous ces renseignements peuvent être communiqués.

Si la totalité ou une partie des renseignements demandés ne peuvent être communiqués ou s’il existe un doute sur la possibilité de les communiquer, la demande, accompagnée de 2 photocopies des renseignements demandés, doit être transmise sans délai au répondant en matière d’accès.

Après avoir examiné la demande, le répondant peut autoriser la communication des renseignements, s’il est permis de le faire, ou transférer le dossier au Bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, s’il estime que les renseignements ne peuvent pas être communiqués. La personne responsable transmet sa décision motivée à la personne qui a fait la demande.

La personne qui fait la demande de renseignements a le choix entre la transmission d’une copie des renseignements ou la consultation du dossier sur place.

La transmission de copies de renseignements se fait généralement par courrier ordinaire.

Retraite Québec transmet les renseignements par télécopieur que dans les cas urgents. Le répondant en matière d’accès doit être consulté chaque fois qu’une personne demande que des renseignements lui soient communiqués de cette façon. Dans le cas où le télécopieur peut être utilisé, les règles de sécurité suivantes doivent être observées :

• Une page de transmission doit accompagner les renseignements. Une mention concernant les renseignements confidentiels doit y figurer.
• La personne doit être informée du moment de la transmission.
• Le numéro de télécopieur doit être vérifié.
• Le relevé de transmission doit être conservé au dossier.
• L’employé communique avec la personne dans les minutes suivantes pour vérifier si la télécopie a été bien transmise.

Il est interdit d'utiliser le courrier électronique pour communiquer un renseignement personnel, quel qu’il soit, à l’extérieur de Retraite Québec.

Si une personne demande de consulter son dossier à Retraite Québec, il faut alors s’assurer de masquer les renseignements qui ne peuvent pas être communiqués. Il est donc préférable de fixer un rendez-vous afin d’examiner préalablement le dossier. La présence d’un employé au moment de la consultation est recommandée.