PO 5005-35 Consentement

Une personne peut consentir à ce que Retraite Québec transmette à un tiers des renseignements la concernant. Le consentement de la personne en question peut être verbal ou écrit.

Le consentement ne sert qu'à communiquer des renseignements et ne peut remplacer un mandat ou une procuration.

La personne peut donner son consentement au téléphone ou en se présentant en personne. La personne autorisée à recevoir les renseignements doit être présente au moment où le consentement est donné. La personne concernée doit préciser les renseignements qui pourront être communiqués, par exemple ceux touchant le traitement de sa demande de rente. Cette personne doit agir en toute connaissance de cause et sans pression indue. Si l’employé détecte une réticence chez la personne donnant son consentement, il peut lui offrir de continuer la prestation de services en personne ou la conversation sans la présence de l’autre personne.

Le consentement verbal n’a de valeur que pour la durée de l’appel ou des services en personne.

Pour être valide, le consentement écrit doit être :

• Spécifique sur la nature des renseignements à communiquer;
• Une copie est acceptable. Retraite Québec pourrait, au besoin, exiger l’original du consentement ou la copie certifiée conforme à l’original;
• Limité dans le temps : pour une période maximale d’un an (12 mois) ou pour la période nécessaire à la réalisation d’un objet, par exemple le traitement de la demande de rente ou la communication d’un document précis. Pour le traitement d’une demande, le consentement est valide jusqu’à la décision finale du Tribunal administratif du Québec, s’il y a lieu;
• Identifiant ou permettant d'identifier de manière satisfaisante Retraite Québec et l'organisme ou la personne autorisée à recevoir les renseignements (indication de leurs noms, adresse et numéro de téléphone);
• Daté et signé par la personne concernée;
• Éclairé, libre et volontaire : connaissance de la portée du consentement.

L’utilisation d’une formulation précise sur un formulaire donné n’est pas requise, mais le consentement doit être explicite et clair et ne pas se confondre à travers d’autres informations. Le formulaire utilisé par certaines compagnies d’assurance est valide mais pas obligatoire.

Si le consentement n’est pas conforme, on doit communiquer avec le demandeur pour exiger un document conforme. Pour les cas urgents, on peut communiquer avec la personne concernée par les renseignements pour valider verbalement son consentement. On informe tout de même le demandeur que le consentement n’est pas conforme et que l’on a communiqué avec la personne concernée afin de s’assurer de son consentement.

Les titulaires d’un mandat, ou d’une procuration, n’ont pas besoin de présenter un consentement pour avoir accès aux renseignements personnels d’une autre personne. Le mandat qu’ils détiennent leur permet d’agir au nom de la personne concernée, et donc d’avoir accès aux renseignements contenus au dossier.